superdos的仓储管理-第三把火

011 岗位职责

  组织架构调整了,岗位职责就需要重新梳理。王二尽管是IT专业人士,好歹十多年前闲着没事,考过人力资源管理师的证,也算个半吊子HR。呵,果然没有白花的钱、没有白读的书、没有白考的证。终于用上了唉!王二根据岗位说明书的内容需求,大笔一挥,哦哦,又挥了三次,制作了工作说明调查表。一气打印了二十多份,让大家自己回家填。

  1、你工作的综合目标是什么?

  2、详细描述工作的具体内容,如果可能,写清楚你是如何做的?对你认为最重要和最困难的职责进行说明。具体职责类型如下:

  (1)日常性职责:每天的常规性工作。

  (2)定期性职责:每周、每月或其他常规性间隔需要完成的工作。

  (3)不定期的职责。

  (4)履行这些职责大约每天平均要花多少时间。

  (5)你认为当前安排的工作中,不必要做的有哪些。

  (6)你认为当前在做的工作中,哪些不应该包括在自己的职责中。

  3、完成当前这些工作,需要什么样的教育程度(不是你本人的教育背景),从初中及以下、高中、中专、大专中任选一个。

  4、完成当前这些工作,需要什么样的工作经验,你是否有工作标准(如每小时拣货多少种)。

  5、列举你从事现在工作所需的所有技能。

  6、简要描述定期使用的机器、工具、设备。

  过了两天,王二兴冲冲地收上大家的表格,准备趁热打铁,直接编写岗位说明书。不看不知道,一看吓一跳,世界真奇妙!大家都写了,平均起来,每页纸上字数不超过50个,还得包括自己的名字。

  王二心里腹诽,大家平时偶尔抱怨劳动强度大,说起来一套一套滴,咋就写这么点涅。想想大家的文化基础:平均中专以下,没文化真可怕!

  王二决定不让大家自己写了,纯粹瞎耽误功夫,口述总行了吧,俺倒霉当速记员。于是,王二每个岗位各确定了一位年纪比较大,工作经验丰富,能说会道的员工。泡上自己的好茶,让大家讲,王二记录。

  根据大家的描述,剔除牢骚、表扬与自我表扬等不和谐的内容,王二结合自己在仓库的观察,制作了几个岗位的工作职责说明。以库管为例,大体是这个样子滴。

  1、到货入库

  (1)到货由装卸组卸车后,清点件数。若货运公司需要回单,当时点清或留回单打收条;若需当时签单,先观察外包装是否完好,在备注里注明“外包装完好,内物不详”。

  (2)清点时必须注意整箱货物再次封箱的情况(可能会有破损、数量差异);散箱必须仔细清点,看清是否有压坏、生产日期过长等问题。如有破损,及时向采购部门说明并解决索赔问题;如有数量及型号差异,通报采购部门。

  (3)到货清点完成,到货清单与ERP里打印出的入库单核对,注意相近型号。有实际到货与入库单不符的,需用醒目标识标记出来,避免订单处理员入库错误,入库后需要和采购负责人说明。

  2、发货出库

  (1)门店发货。按拣货单编号由小到大的顺序进行,发货时注意型号相近商品,避免混淆。与其他区域协同,不影响装箱组工作进度。

  (2)客户发货。发货时注意货物的新旧,包装是否完好。不发包装破损,老包装货物。同一商品包装一致。

  (3)无法发货商品,在拣货单上进行标识;发货完成,在拣货单上签名。

  3、存储管理

  (1)按自己区域制定的盘点计划及时盘点,每个月必须盘点一遍,盘点完成后结果报分管的仓储主管。

  (2)发现库存差异一个工作日内进行处理,不得瞒报;不能发货商品,及时通报经理报废。

  (3)货架上定时补货,到货放错货位的及时规整,同一种商品放置位置不得超过两处;保证通道畅通,便于拿货及先进先出。

  (4)自己区域卫生每天清扫,定期清理商品上的灰尘。

  4、退货处理

  (1)收到退货按规定时间处理,清点时打开包装逐一检查,确认商品完好。

  (2)实收到的商品,要与ERP中审核通过的退货单核对,公司未批准退货的商品直接返回;不能接收的商品报经理审批后退回门店。

  (3)按实收商品,核对ERP里的退货单,明确标识出差异,请订单处理员入库。入库后,核对入库单。

  王二完成了各岗位的工作职责说明,设计了岗位说明书模板。

岗位说明书模板

  将相应的项目填充完整后,利用每天中午时间,按岗位逐一培训。参加培训的员工要求在签到表上签字,确认已清楚理解岗位职责,且无异议。前后用了十天的时间,才算完工。

012 发货差错(上)

  近来,仓库货物错发到门店的问题比较严重,基本上平均每天一次,销售部门为此提出了投诉。王二考虑到员工比自己更熟悉业务,准备使用头脑风暴的方法,征集发货差错的原因,以便有针对性地进行整改。

  头脑风暴法又称智力激励法,是现代创造学奠基人美国奥斯本提出的。成功的头脑风暴会议,应遵循下面的原则:

头脑风暴会议规则

  于是周例会的时候,王二组织了一次头脑风暴会议。惊叹于员工的创造力,提出了N多原因。有些理由令王二哭笑不得,哇KAO,连爱情动作片都出来了。王二默念了“我叫不生气”200遍,又把《般若波罗蜜多心经》(这是唐三藏翻译的,不是作者写滴)念了五回:

  观自在菩萨,行深般若波罗蜜多时,照见五蕴皆空,度一切苦厄。舍利子,色不异空,空不异色,色即是空,空即是色,受想行识亦复如是。舍利子,是诸法空相,不生不灭,不垢不净,不增不减。是故空中无色,无受想行识,无眼耳鼻舌身意,无色声香味触法,无眼界乃至无意识界,无无明亦无无明尽,乃至无老死,亦无老死尽,无苦集灭道,无智亦无得。以无所得故,菩提萨埵。依般若波罗蜜多故,心无挂碍;无挂碍故,无有恐怖,远离颠倒梦想,究竟涅槃。三世诸佛,依般若波罗蜜多故,得阿耨多罗三藐三菩提。故知般若波罗蜜多,是大神咒,是大明咒,是无上咒,是无等等咒,能除一切苦,真实不虚。故说般若波罗蜜多咒,即说咒曰:揭谛揭谛,波罗揭谛,波罗僧揭谛,菩提萨婆诃。

  终于使自己平静下来,把大家的问题分类汇总,提出了解决方案。

引起发货差错的问题及处理措施

  仓库装箱区域的空间比较小,也就100来平。平时大家拣完货,见缝插针,有空就放。拣货时尽管通过拣货单编号实现了同步,但毕竟涉及各区域的商品有多有少,不一定那么平衡,大家的速度也有快有慢。所以经常某一个区发完了,放了一圈。其他区域的库管需要一个个挨着找,以便把同一个店的货放在一起。

  开始大家提议,让订单处理员打印拣货单时,把门店的名字用记号笔写大一点,字大了不方便找嘛。实施后发现不行,拣货单用完以后都是放在货上,字再大远处也看不清,无效果。

  后来,王二觉得如果让门店名字立起来的话,可能会好些。这样大家站在门口,就能知道哪个店的货应该放到什么位置。想起夏天大街上发小广告的经常会发些小扇子,塑料的那种。王二找了些来,买了些即时贴,请仓库的书法高手逐一写了店名,做成标牌。要求大家第一个放货的,找这个店的牌子插那,字向门口。刚开始还好,时间长了大家觉得麻烦,关键是店多,找牌子的功夫就得好几分钟。还有粗心的,连牌子都装箱子里发门店去了。

  最后,一位主管出了个主意。把仓库的装箱区域分成10份,划上线,从0到9编号。大家放货时按拣货单编号的尾号放置。比如56号拣货单,货就放到6号处。因为装箱组员工都是仓库的精英,工作速度很快,一般不会出现56号和66号放在一起、装箱进度滞后的情况。这比放牌子方便多了,这个问题算是解决了。

  还有就是装箱单书写。仓库因为所有业务全是手工操作,为了控制差错率,规定装箱时一人装,同时读出商品型号;另一人手写装箱单,内容包括箱号(这是第几箱)、商品编号及数量。该单所有的商品装箱完毕,装箱单再和拣货单互相核对,以确保无误。装箱单的书写有两个作用:一是按货写,能准确记录实际发货商品;二是作为仓库发货依据。如某个商品发到门店,对方没找到出现争议,这个时候使用装箱单作为唯一发货依据,可以直接告诉对方哪个货在几号箱子里,让门店重新查找。看起来比较繁琐、机械,但对于控制发货差错率,作用还是比较大的。

  那么,为什么装箱的时候,不能一个人装并读出型号,另一个人在拣货单上划钩确认呢。原来试过,这种情况下,就没有发货依据了。另外,汽车配件很多型号都很相近,如果用划钩确认的方式会出问题,比如12499和13499,7307和7037,稍一疏忽就容易发混。并且,货物到底装到哪个箱子里去了,也无法登记下来。实践证明,装箱单不能取消。当然,如果用PDA装箱的话,可以直接生成装箱单,就不用手写了。

  为保证大家不漏写,王二没有更好的办法,决定采用经济制裁手段。规定发货不写装箱单,一次扣30分,要知道仓库员工考核满分才40。如果被罚一次,这个月的考核工资就乘风而去,消失在无边无际的天空中了!同时,王二要求书写装箱单的员工必须签名,平时不定期检查,只要发现违规同样扣30分。哪里有反抗,哪里就有压迫。大家迫于压力,本着“没成为老大之前,就尊重现在的老大”的原则,不得不改变工作习惯,老老实实地按要求书写装箱单。

  整改之后,情况好了很多,发货差错从一个月30次左右,降到了大约20次,尽管还是偏高,但是进步了。

013 发货差错(中)

  商品发货时,除了发错型号、数量外,还有另外一种情况就是发错地址。例如:把A店的货发到B店去了。尽管这种情况不多,麻烦可就大了。少收货的店会找仓库,有一小撮多收货的店,咳咳,俺没看见啊!!

  My Dog!这可咋整呢?

  打铁还得自身硬,王二决定先从内部管理做起。

  配件商品可分为两类:整件商品和散件商品。整件商品比如蓄电池,肯定会单独发货,不会打包,只确认箱数(物流行业一般称为件数)就行了。由于这类商品批量大,因此并不放到装箱区域,直接搬运到发货区。而散件商品就是量小、不规则的商品,需要人工装箱、打包后发运。

  王二规定:散件商品装箱复核后,封箱,贴上箱贴(比如内附清单、此面向上、易压勿碎,哦易碎勿压,等等)。复核人在装有发货单据的箱上,用记号笔注明总件数,标记如“C店4/23”,4是指散件商品一共四件,23是指该店所有商品共23件,其他19箱是整件商品,在外边的发货区放着呢。

  货从装箱区域搬运到发货区域后,在发货区的一块黑板上登记件数。比如上面的情况就是C店23,然后把拉出来的4箱散货,放到另有19件货的托盘上。由于有的店一天可能有两张以上的订单,所以拣货、装箱也分成多批。每天晚上合并发货,以便减少运费(件数越多单件运费越低)。如上午一单12件,下午一单7件,怎么写呢?开始,大家先把上午写的数量擦掉,把两单加在一起写上19。但后来发现容易乱。有的同事好心,张三写了个19,李四过来又加了个7,变成了26,这样数量就对不上了。最后约定用“加”的办法,即搬运出来多少就写多少,然后用“+”号标识。如上一例就写“C店12+7”,清楚地标识出是两单,每单各多少件。

  王二又申请经费买了台标签打印机。要求以后发货时,都必须贴上发货标签。这样有两个好处:一是有标贴的货,交付给货运公司不容易弄混;二是在贴标签过程中,如果总件数不对,标贴就会多或少出几张,那就得重新复核。因为标签张数是按发货黑板上登记的总件数打印的。

  再就是要求装卸组,晚上给货运公司装车时,再确认一遍总件数。同时不允许货运公司人员自己取货装车。货运公司开完发货单据后,需要确认开列的件数无误。发货单据相当于运输合同,要求配送组负责,保留至少半年备查。

  内部能想的办法都想了,但发错货门店不认咋办泥。王二无奈之下求助于领导。老大哥指示:我们和门店是一家人,双方必须互相信任,这是基本的原则,不容亵渎。对于部分爱贪小便宜的门店,可以采取仓库有意发错货(多发)的方式,看门店是否反馈。若不反馈就处罚店长。好办法啊!当然这种情况下,仓库如果想瞒报发货差错次数也不大可能了。

014 发货差错(下)

不会写文案的IT,不是一个好库管。

  不管怎么个仔细法,因为是纯手工操作,所以发货差错无法完全避免。为些,王二制定了发货差错处理规则。

  1、发货差错是指因仓库原因所造成的配送商品数量、型号与客户订单不符。

  2、发货差错的数量及型号认定以装箱单为准。

  3、门店(客户)发现的发货差错,通过QQ或其他社交工具提交给订单处理员。订单处理员根据反馈内容,核实装箱单、确认仓库该商品当前库存数量,审核发货流程并进行回复。

  4、已认定的发货差错包括少发、多发、发错型号3种情形,分别依据下述规则处理(所有反馈要求在收货2个工作日以内)。

发货差错处理规则

  5、仓库对于员工营私舞弊,发货故意不写装箱单、装箱单与实物不符等情况将严肃处理,处分从扣发当月工资直至开除公职。

  6、门店或客户对仓库装箱单数量或型号有异议时,可提供相关证据如照片、视频监控录像等,若能明确责任按上述规则处理,否则双方协商处理方案。

  7、对于发货差错,订单处理员进行数据汇总,每周一通报物流部经理,依据考核方案对相应责任人进行奖惩。

  多管齐下,仓库发货差错率持续下降,平均每个月已经维持在15次以下了。月均订单6万多行,发货差错控制在15行以下,就人工管理来说算是不错了。于是,王二很满意,自俺感觉良好。

015 业务流程

  随着各项制度的建立,工作规范逐步固化下来,首当其冲的就是业务流程。砖家说过,只对最关键的业务制定流程。如果流程太多,一大本子,大家就没人看了。王二从善如流,决定先从出入库开始。王二发挥IT专业人士画程序流程图的优势,加上近来了解的仓库业务也不少了,没啥难度,很快入库流程出炉。

仓库入库流程

  在水西汽配,大家平时采用的沟通工具是阿里的dingtalk。为监控入库进程,并为后期的绩效考核收集数据,王二在第三方的简道云里设置了信息收集表格,要求入库的每个环节都在里面确认进度。

  对于到货清点的时间要求,也专门与采购部门进行了协商。

商品入库时间要求

  在到货入库过程中,如果供应商到货商品与入库派工单不符(即采购单,到仓库转为入库派工单,入完库后生成入库单),要求订单处理员制作《到货商品差异表》发给采购部门,核实后再行入库,表格格式如下:

  文件名:XX品牌收货差异表20141215(生成日期).xls。

  字段包括:序号、零件号、应入数量、实入数量、数量差异、备注。

  各区域库管入库完毕后,将已核对并签名的入库派工单,及对应的供货商发货清单,统一交仓库订单处理员保管,留存期限不得少于6个月。

  供应商实际发货与采购单不符时,要求库管员清点完到货后,在入库派工单上按以下方式标注差异,以便于订单处理员操作ERP入库。

入库单据标记规则

  当然,出库流程也不能少。

仓库出库流程

  对于一些登记表,王二也设计了样式。

  1、自主退货登记表:序号、客户名称、拣货单号、零件号、订货量、实发量、差异量、原因。

  2、出库商品交接表:序号、日期、客户名称、拣货单号、备货人、备货件数、订单行数。

  3、外出发货登记表:序号、客户名称、发货件数、货运公司、发货时间、送达时间、运费、发货人、备注。

  基本的业务流程都有了,王二很得意,好歹可以偷懒几天了。但没想到,当天下午有名员工走进了王二的办公室,提出离职。

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